Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13 DSGVO

1.1 Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung aufgrund unserer Dienstleistung im Bereich eLearning (Lernmanagementsystem).

1.2 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die ACEP eTraining GmbH, Raalandsweg 28, 22559 Hamburg, E-Mail: office.etraining@acepgroup.de, Tel .: +49 (0)40 2263 3548 0

1.3 Herkunft der personenbezogenen Daten

Die ACEP eTraining GmbH verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhält.

Zudem verarbeitet die ACEP eTraining GmbH personenbezogene Daten, die sie aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen hat und verarbeiten darf.

1.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

1.4.1 Es werden folgende Kategorien von Daten verarbeitet:

Personalien (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum)
Auftragsdaten (z. B. Lieferauftrag),
Zahlungsdaten
Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung
Werbe- und Vertriebsdaten
Dokumentationsdaten (Daten aus Beratungs- und Servicegesprächen)
Mandantendaten
Mitarbeiterdaten
Lieferantendaten (bspw. ext. DL)

1.4.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die ACEP eTraining GmbH verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 2 DSGVO) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DSGVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihres Auftrags, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Lernmanagementsystems erforderlichen Tätigkeiten. Die jeweiligen Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeitet die ACEP eTraining GmbH personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DSGVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Ein solches berechtigtes Interesse besteht bei

1. Durchführung der Zahlungsverarbeitung über externe Dienstleister

2. Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

3. Zur Werbung für eigene Produkte im erlaubten gesetzlichen Rahmen (bspw. Bestandskundenwerbung oder der datenschutzrechtlich nicht relevanten Empfehlungswerbung)

4. Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens

5. Zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, insbesondere nutzen wir Datenanalysen zur Erkennung von Hinweisen, die auf Betrug oder Missbrauch deuten.

Außerdem verarbeitet die ACEP eTraining GmbH nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen sie als Unternehmen unterliegt, erforderlich ist. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören u. a. z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).

1.4.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Video-Konferenzen (VKS))

Soweit Sie der ACEP eTraining GmbH eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Teilnahme an einem separaten Seminar, Web-Seminar oder einer VK gegeben haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Die ACEP eTraining GmbH verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 2 DSGVO) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DSGVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihres Auftrags, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Datenschutzberatung erforderlichen Tätigkeiten. In diesem Fall ist die Durchführung des Seminars, der VK oder der Schulung Bestandteil eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages, den wir hierdurch erfüllen. Die jeweiligen Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

1.4.4 Verarbeitung Ihrer Daten bei Video-Konferenzen (VKS)

Sie können sich durch E-Mail an uns für das Web-Seminar, Seminar oder die VK anmelden, indem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail hinterlassen. Wir überprüfen Ihre Identität über eine persönliche Abfrage per E-Mail.

Sie erhalten dann per E-Mail von uns einen persönlichen Einladungslink an ihr E-Mail-Postfach. Zum Zeitpunkt der Veranstaltung können Sie in der Web Applikation an der Veranstaltung teilnehmen, indem Sie auf den Link klicken. Ihre E-Mail-Adresse ist auch für andere Teilnehmer sichtbar. Die Adresse wird aber nicht anderweitig verwendet. Im Wartebereich werden Sie von uns als Organisator nur dann hereingebeten, wenn Ihre Buchung bestätigt ist.

Die Veranstaltung findet über den Dienst Teams (Microsoft Deutschland GmbH, Tochter der Microsoft Inc.), statt. Diesbezüglich verweisen wir auf die Datenschutzerklärung unseres IT-Dienstleisters.

https://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=17880

1.5 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb der ACEP eTraining GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten der ACEP eTraining GmbH benötigen. Auch von der ACEP eTraining GmbH eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten.

Es erhalten Empfänger in den folgenden Kategorien Ihre Daten:

IT Dienstleistungen (z.B. das Hosting unseres E-Mail Accounts)
Logistik (bspw. zur Sicherstellung der Lagerung und Lieferung unserer Produkte)
Inkasso (bspw. im Fall der Auslagerung des Forderungsmanagements bei fälligen unbeglichenen Zahlungen)
Beratung und Consulting
Vertrieb und Marketing (bspw. bei der Erstellung von Marketingkampagnen im Fall der Bestandskundenwerbung)
Social-Media Unternehmen
Gerichte, Gerichtsvollzieher und Behörden (bspw. bei der Beantragung eines Mahnbescheides (Gericht) oder bei der Zwangsvollstreckung eines vollstreckbaren Titels (Gerichtsvollzieher))
Rechtsanwälte (bspw. zur Geltendmachung eigener Forderungen oder zur Abwehr fremder Ansprüche oder Klagen)
Steuerberater (im Fall der steuerlichen Beratung oder Erstellung des Jahresabschlusses)

1.6 Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

Es ist geplant, Ihre personenbezogenen Daten an Microsoft, ein Unternehmen dessen Mutter Ihren Sitz in den USA hat, zu übermitteln. Hierbei kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Mutter ggf. Zugriff auf Ihre Daten erhält.

Es liegt kein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission für das Datenschutzniveau in den USA vor.

Die ACEP eTraining GmbH hat für die beabsichtigten Datenübermittlungen in Drittländer zusätzliche geeignete bzw. angemessene Garantien in Form von Verträgen mit SDKs (Standard Datenschutzklauseln) gem. Art. 26 DSGVO. Microsoft erteilt dabei die Garantie, Daten nicht ohne die Ausschöpfung des Rechtsweges an Behörden weiterzugeben. Weitere Informationen erhalten Sie hier:

https://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=17880

1.7 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass Daten für die Zeit gespeichert werden, in der rechtliche Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden (gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre § 195 BGB, bis zu 30 Jahre § 197 BGB).

Zudem speichern wir Ihre Daten, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich für uns aus:

der Abgabenordnung: 10 Jahre für steuerliche Zwecke (§ 147 AO) (bspw. Kundendaten und Abrechnungsdaten für steuerliche Zwecke)
den Vorgaben nach § 257 HGB: 6 Jahre für Dokumentation gemäß handelsrechtlicher Vorgaben (bspw. Dokumente und E-Mails oder Bestell- und Auftragsunterlagenin der Kommunikation)

1.8 Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Sofern Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg

1.9 Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für den Vertragsabschluss ist es erforderlich, dass Sie der ACEP eTraining GmbH folgende Daten bereitstellen:

E-Mail Adresse Ansprechpartner
Name Ansprechpartner
Telefonnr. Ansprechpartner
Firmenname
Firmenadresse
Umsatzsteuer ID der Firma

Ohne diese Daten wird die ACEP eTraining GmbH in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

1.10 Social Media Verlinkungen

Auf unserer Website finden finden Sie die Verlinkung zu folgenden sozialen Netzwerken:

Diese Verlinkung können Sie nutzen, um direkt zum LinkedIN-Profil der ACEP eTraining GmbH zu gelangen. Informationen bezüglich der Erhebung und des Umgangs von und mit personenbezogenen Daten bei LinkedIN finden Sie hier.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

1. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, wird die ACEP eTraining GmbH Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die ACEP eTraining GmbH kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. In Einzelfällen verarbeitet die ACEP eTraining GmbH Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen . Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird die ACEP eTraining GmbH ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

ACEP eTraining GmbH, Espellohweg 44, 22607 Hamburg, office.etraining@acepgroup.de, +49 (0)40 2263 3548 0